Προετοιμασία Φακέλου Χρηματοδότησης: 

Ο Πλήρης Οδηγός πριν την Υποβολή

Με μια ματιά

Πότε πρέπει να ξεκινήσει η προετοιμασία;

Ιδανικά πριν ακόμη ανοίξει η ηλεκτρονική πλατφόρμα υποβολής.

Αρκεί να έχω όλα τα δικαιολογητικά;

Όχι. Ο φάκελος πρέπει να είναι πλήρης, σωστά οργανωμένος και ελεγμένος.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η προετοιμασία;

Εξαρτάται από την πολυπλοκότητα της επένδυσης, όμως στις περισσότερες περιπτώσεις απαιτούνται αρκετές εβδομάδες για μια σωστή προετοιμασία.

Ποιο είναι το σημαντικότερο στοιχείο;

Η έγκαιρη οργάνωση. Οι καλύτερες αιτήσεις δεν είναι αυτές που ολοκληρώνονται γρήγορα, αλλά αυτές που έχουν προετοιμαστεί σωστά.

Γιατί είναι σημαντική η σωστή προετοιμασία;

Η υποβολή μιας αίτησης χρηματοδότησης δεν ξεκινά την ημέρα που ανοίγει το πληροφοριακό σύστημα.

Ξεκινά πολύ νωρίτερα, με τη συγκέντρωση των απαραίτητων στοιχείων, τον σχεδιασμό της επένδυσης και τον έλεγχο των προϋποθέσεων συμμετοχής.

Η σωστή προετοιμασία μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο λαθών και αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας.

Τα βασικά στάδια προετοιμασίας

1. Έλεγχος επιλεξιμότητας

Πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε διαδικασία, πρέπει να επιβεβαιωθεί ότι η επιχείρηση πληροί τις βασικές προϋποθέσεις συμμετοχής.

Ενδεικτικά εξετάζονται:

• η δραστηριότητα της επιχείρησης,

• η περιοχή υλοποίησης,

• το μέγεθος της επιχείρησης,

• οι ειδικές προϋποθέσεις της πρόσκλησης.

2. Σχεδιασμός της επένδυσης

Στο στάδιο αυτό καθορίζονται:

• οι στόχοι της επένδυσης,

• οι επιλέξιμες δαπάνες,

• ο προϋπολογισμός,

• το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης.

3. Συγκέντρωση δικαιολογητικών

Ξεκινά η συλλογή όλων των απαραίτητων εγγράφων.

Όσο νωρίτερα γίνει αυτή η διαδικασία, τόσο περισσότερος χρόνος υπάρχει για διορθώσεις ή συμπληρώσεις.

4. Συγκέντρωση προσφορών

Οι προσφορές πρέπει να είναι:

• πλήρεις,

• συγκρίσιμες όπου απαιτείται,

• σύμφωνες με τις τεχνικές προδιαγραφές,

• σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης.

5. Σύνταξη επιχειρηματικού σχεδίου

Το επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να τεκμηριώνει:

• την αναγκαιότητα της επένδυσης,

• τα αναμενόμενα αποτελέσματα,

• τη βιωσιμότητα του έργου,

• τη συμβολή του στους στόχους του προγράμματος.

6. Τελικός έλεγχος

Πριν από την υποβολή πρέπει να πραγματοποιηθεί πλήρης επανέλεγχος όλων των στοιχείων.

Η συμβουλή του συμβούλου

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να θεωρεί κάποιος ότι ο φάκελος ολοκληρώνεται όταν συγκεντρωθούν όλα τα δικαιολογητικά.

Στην πραγματικότητα, ο σημαντικότερος χρόνος αφιερώνεται στον έλεγχο της συνέπειας μεταξύ όλων των στοιχείων.

Τα οικονομικά στοιχεία, οι προσφορές, ο προϋπολογισμός και το επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να "μιλούν την ίδια γλώσσα".

Παράδειγμα από την πράξη

Σε μία επένδυση είχαν συγκεντρωθεί εγκαίρως όλα τα δικαιολογητικά.

Κατά τον τελικό έλεγχο διαπιστώθηκε ότι η περιγραφή ενός μηχανήματος στην προσφορά διέφερε από την περιγραφή που είχε συμπεριληφθεί στον προϋπολογισμό.

Η διόρθωση έγινε πριν από την υποβολή και αποφεύχθηκαν πιθανές διευκρινίσεις κατά την αξιολόγηση.

Συχνή παρανόηση

Πολλοί επιχειρηματίες πιστεύουν ότι ο φάκελος προετοιμάζεται μέσα σε λίγες ημέρες.

Στην πράξη, οι πιο επιτυχημένες αιτήσεις είναι συνήθως εκείνες που έχουν σχεδιαστεί και οργανωθεί αρκετές εβδομάδες πριν από την καταληκτική ημερομηνία.

Checklist πριν την υποβολή

Βεβαιωθείτε ότι:

• Έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος επιλεξιμότητας.

• Ο προϋπολογισμός είναι πλήρης και ρεαλιστικός.

• Όλες οι προσφορές πληρούν τις απαιτήσεις.

• Τα δικαιολογητικά είναι πλήρη και σε ισχύ.

• Το επιχειρηματικό σχέδιο είναι συνεπές με τα οικονομικά στοιχεία.

• Έχει πραγματοποιηθεί τελικός ποιοτικός έλεγχος.

Συχνές Ερωτήσεις

Πότε πρέπει να ξεκινήσω την προετοιμασία;

Όσο νωρίτερα τόσο καλύτερα. Η έγκαιρη προετοιμασία δίνει χρόνο για διορθώσεις και καλύτερο σχεδιασμό.

Πρέπει να περιμένω να ανοίξει το πρόγραμμα;

Όχι απαραίτητα. Πολλά στάδια της προετοιμασίας μπορούν να ξεκινήσουν νωρίτερα.

Είναι απαραίτητο το επιχειρηματικό σχέδιο;

Στα περισσότερα προγράμματα αποτελεί βασικό στοιχείο της αίτησης και επηρεάζει σημαντικά την αξιολόγηση.

Τι γίνεται αν λείπει κάποιο δικαιολογητικό;

Αυτό εξαρτάται από τους όρους της πρόσκλησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να ζητηθούν συμπληρωματικά στοιχεία, ενώ σε άλλες η έλλειψη μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη.